El negocio de la hostería es complejo, en consecuencia este guía te ayudará a considerar los gastos en un bar montado y la inversión inicial a tener en cuenta.
Siempre que vamos a emprender surge la duda de cuánto dinero debemos invertir. es lógico, pero es muy importante tener en cuenta los gastos mensuales de tu cafetería, porque el equilibrio entre ventas gastos es los que va a mantener el negocio en el tiempo.
Es decir, un presupuesto ilimitado no garantiza el éxito ni te dice el ROI que vas a tener (ROI: recupero de la inversión, compara beneficio en relación a la inversión realizada).
Podemos tener ventas sin rentabilidad, no hay nada peor que muchas ventas sin utilidades.
Debemos tener en cuenta los gastos mensuales de tu cafetería; pero si estas en proceso de evaluación de tu inversión al final del artículo voy agregar un checklist de activos que debes tener en cuenta a la hora de invertir.
Costos Fijos y Costos Variables
Los costos fijos son los que vamos a tener todos los meses independientemente de las ventas.
Saber cuáles son sus costos fijos permite conocer tu punto de equilibrio, es decir el punto en el cual tus ventas netas se equiparan a las costos, lo equipara a decir a partir de cuando empieza a ganar dinero.
Los costos variables tienen relación directa con las ventas, es decir si uso 9 gramos para hacer un espresso, es cuanto te cuestan esos 9 gramos de café.
Luego tendrás gastos indirectos relacionados con gastos variables, pero como no hay una relación 100% directa en las ventas lo voy a categorizar en gastos mensuales de tu cafetería.
Con esta información podrás planificar y mejorar tus beneficios.
7 Gastos mensuales (costos fijos)
Alquiler del Local comercial
Este es quizás el más importante, el más simple de ver y también el más tenido en cuenta.
Tal es así su importancia, que algunos empresarios toman como referencia cuantos días de ventas necesitamos para cubrir el 100% de alquiler-.
Es un gasto que debemos pagar los primeros 10 días del mes. Los contratos de locación detallan forma y plazos de pago.
Pago de nómina de Camarera/o – Empleados
Un buen recurso humano puede ayudar al éxito de tu negocio. Debes tener en cuenta que no puedes hacer todo.
Para considerarlo como gasto mensual vamos a sumar el sueldo, mas aguinaldo, vacaciones y gastos de nómina anuales y dividirlo por 12.
Como referencia los salarios no deberían superar el 30% de nuestra rentabilidad.
Gastos semifijos
Son gastos variables que tienen una relación indirecta con el consumo y venta, pero es muy dificil saber 1 a 1 su incidencia en los costos variables.
Ejemplo la energía, gas, electricidad, agua y servicio de basura.
Son gastos que no van a tener una variación clara para costear, pero prefiero tomarlos como gastos fijos.
Es muy difícil medir cuánta energía utilizamos para hacer un café, y un maquina sigue encendida sin hacer café.
Trataremos de optimizar el aprovechamiento de energía con calefacción/refrigeración eficiente con buena aislación y productos de bajo consumo.
Impuestos
Es fundamental tenerlos en cuenta pero es lo que mas desconocemos.
Claro a muchos nos gusta pensar en lo que ganamos pero no le quitamos los impuestos y falseamos una realidad.
Lamentablemente la presión fiscal puede hacer que un negocio no sea rentable.
Aquí es preferible hablar con expertos contables.
Servicios complementarios
Internet, ya es parte del servicio a dar a los clientes.
Servicio de televisión por cable, complemento y acción comercial para invitar a los clientes a ver partidos de fútbol o eventos que hagan que permanezcan y consuman.
No será de los más trascendentes pero se suman a la lista.
Los Software de Gestión
Está claro que nos ayudan a optimizar costos, compra de insumos y monitorizar las estadísticas de los productos de mayor rotación.
Pero honestamente, si planeas tener una pequeña cafetería con café al paso y una carta reducida, quizás es una inversión que puedes esperar para más adelante.
Pero si vas a tener una carta amplia con camareros, seguro te va a ser útil.
Previsión ante un imprevisto
Debemos tener en cuenta que pueden surgir imprevistos, como rotura de una máquina o problemas edilicios.
Siempre conviene destinar un cierto dinero para estas contingencias, pero también puedes averiguar con tu productor de seguros para asegurar bienes.
Costos Variables
Los costos Variables tienen una relación directa y clara con cada item de la carta vendida.
Nos ayuda a entender que ítem del menú es rentable. Si aprovechamos estos costos y las estadísticas de ventas podemos pulir nuestra carta quitando y ofreciendo nuevos productos.
Costos de insumos o materias primas
Es estratégico elegir buenos proveedores de materias primas.
¿pero el precio lo es todo?
No solo se trata de que su precio sea bajo, la calidad y el servicio lo es todo.
El café es unos de los productos con mayor margen, prefiero una buena experiencia sensorial y que quiera volver.
Las veces que visita y entrega mercadería y sus mínimos de compra deben ser tenidos en cuenta.
Imaginemos bollería muy barata que se entrega 1 vez por semana, como conservarla y que no coma una piedra pasados los días.
Un proveedor de visita regular puede ser mucho más eficiente que un proveedor económico.
Inversión inicial a tener en cuenta en una Cafetería
Gastos de Alquiler y fianza
Debemos saber cuánto se invierte inicialmente en el arrendamiento.
Depende de cada país pero generalmente debes tener entre 1 y dos meses de fianza o garantía, además de 1 mes por adelantado.
Tengamos en cuenta el tiempo para reacondicionar el bar va a ser gasto puro sin ventas, por lo tanto agregamos a nuestro presupuesto al menos 2 meses.
En países inflacionarios hay una actualización de precios anual que debemos tener en cuenta, y más importante aún al vencimiento y renovación del contrato hay un hito.
Siempre se recomienda negociar mayor plazo que precio. Principalmente porque da más tiempo a recuperar la inversión y porque a veces el propietario aprovecha que tu negocio ha ido bien para aumentar más de lo que debiera … casi como si fuera un “socio”…
¿Hasta dónde pagar por un local comercial?
Como es lógico, el costo de arrendamiento está relacionado con los metros cuadrados, ubicación geográfica, pero atención no pagar en exceso, mesurar razonablemente cuánto pagar.
El alquiler no debe superar un cierto porcentaje de las ventas estimadas. Ese porcentaje puede ser del 10% o el 15%, pero para tener una referencia, podemos usar la cantidad de mesas y hacer un estudio de bares de similares características y estudiarlos.
Para ello vamos a hacer inteligencia visitando diariamente a distintas horas y tomando nota de la cantidad de comensales, y variación diaria.
Reacondicionamiento edilicio del Bar o la Cafetería
Aquí el número puede ser infinito, desde gastos de pintura a la fontanería. Sepuede tener una referencia muy sesgada de entre 1000 a 2000 euros por metro cuadrado.
Lo primero que debemos hacer es conocer las normativas de tu ciudad.
Si necesitas extracción en una cocina, medidas de altura y circulación del local.
Tamaños de los aseos en función de los metros cuadrados.
Acondicionamiento acústico.
La barra debe ser funcional.
Maquinaria para Café y bebidas
Cafetera express
Molino para hacer el café
Molino de retail en el caso que vas a vender café molido para tus clientes.
Tolvas para contener los distintos granos de café.
Rinser para el lavado de vajillas y lava vajillas.
Licuadora batidora.
Grifo para la cerveza, aunque puedes comenzar con cerveza embotellada.
Nevera para vinos.
Horno, fogones y campana de extracción.
Vajilla
Tazas para café: pocillo, taza mediana y taza grande para lattes.
Vasos para batidos.
Vasos para take away.
Platos para servir repostería, sandwich, tapas o pintxos.
Cubiertos: cucharas para taza, cuchara para repostería, tenedor y cuchillo.
Mobiliario para hostelería
Sillas, taburetes y mesas. Para interior o para el exterior.
Traspaso del fondo de comercio
Aquí no hay una fórmula, cada caso debe ser estudiado a fondo, “no enamorarse del establecimiento”, ver los números crudos y duros e inclusive pedir a quien quiere vender su fondo de comercio si se puede estar los días y horario de más ventas.
Importante saber la razón real de la venta del fondo de comercio que muchas veces ahí está el vicio oculto.
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